会议室、报告厅是学校召开各种会议、举办各种学术活动的场所，为了加强管理，现对其使用作如下暂行规定：

一、学校办公室（以下简称校办）管理的会议场所为综合楼1-414和综合楼2-105报告厅。

二、各部门有会议或重要活动需使用会议室时，使用前须提前到校办办理使用审批手续并说明使用事由、会议人数（原则上不低于10人）、使用时间、联络人、联系电话。未经批准，任何部门和个人不得擅自使用，使用部门在办理手续后由校办安排使用。

三、部门会议与校级会议在使用会议室发生冲突时，须保证校级会议优先使用；部门之间会议按先后登记时间依次使用，如发生使用冲突，则由校办安排协调使用其他会议室。

四、会议中需要使用笔记本电脑等设备时，由会议组织部门自行准备。

五、会议室一经借出，会务工作一般由使用单位负责。会议组织部门请自行做好会务服务工作，如茶叶、开水、纸杯等。在会议室悬挂、张贴的标语条幅及杂物等，用后应及时清除，以保持环境整洁。

六、使用会议室时，未经校办同意，不得改变其设备、家具的位置，不得将会议室物品携带出室外。

七、综合楼2-105报告厅使用管理规定：

1.校办负责报告厅的日常管理和使用申请审批及钥匙管理；网络信息中心负责音响设备、电子屏幕等的操作和管理；后勤处负责电器设备的维护保养及安排物业对环境卫生的清洁。

2.报告厅使用单位需填写申请表，经学校办公室同意后方可使用。

3.使用人在领用钥匙至交还钥匙期间对报告厅的安全负责。使用过程中要爱惜报告厅的设施并保持环境清洁，如有损坏，应照价赔偿。

4.活动结束后，使用人和设备操作人员应对报告厅所有设备、设施进行全面检查，关闭各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗，严防火灾及盗窃事故发生。要确保做到会散、人走、窗闭、电源关、设备齐、门上锁并及时将钥匙交回。

5.学校办公室负责报告厅的使用情况登记 ，加强日常管理。

八、本规定自下发之日起执行，由校办负责解释。

武汉晴川学院

2017年4月7日